Обработка первичных документов — это не только распознавание реквизитов из счета, акта или УПД. В реальном процессе документ нужно получить, проверить, сопоставить с данными учётной системы, создать нужную операцию в 1С и передать исключения сотруднику.
Автоматизировать эту цепочку можно разными способами: с помощью OCR и IDP, сервисов 1С, ЭДО, интеграций и RPA. Выбор зависит от того, где находятся документы, сколько систем участвует в процессе и какие действия нужно выполнять после распознавания.
Какие первичные документы можно обрабатывать автоматически
Автоматизация подходит прежде всего для документов, в которых регулярно повторяется набор реквизитов и понятен дальнейший сценарий обработки. Это позволяет не только распознавать данные, но и автоматически проверять их, сопоставлять со справочниками и передавать в учётную систему.
Чаще всего автоматизируют работу со следующими документами:
- Счета. Из документа можно извлечь номер и дату, реквизиты поставщика и покупателя, сумму, НДС, банковские данные и позиции. После проверки эти сведения можно использовать для создания соответствующего документа в 1С или передачи на следующий этап обработки.
- Акты выполненных работ и оказанных услуг. Система может распознавать стороны, договор, период, перечень работ, суммы и налоговые показатели. Дополнительно можно проверять наличие обязательных реквизитов и соответствие данных договору или сведениям в учётной системе.
- УПД и накладные. Автоматизация позволяет извлекать сведения о контрагентах, номере и дате документа, товарах, количестве, цене, суммах и НДС, а затем сопоставлять номенклатуру с данными 1С. Сервис 1С:Распознавание первичных документов поддерживает, в частности, УПД, ТОРГ-12, счета-фактуры и УКД.
- Другие документы. В зависимости от используемого решения можно обрабатывать кассовые чеки, счета-фактуры и другие типовые документы. Например, 1С:РПД умеет автоматически распознавать основные первичные документы, сопоставлять контрагентов и номенклатуру с базой и создавать документы в учётной системе после проверки результата.
При этом само распознавание первичных документов решает только часть задачи. После извлечения реквизитов данные ещё нужно проверить, определить контрагента и договор, сопоставить номенклатуру, выбрать дальнейший маршрут и выполнить нужное действие в 1С или другой системе.
Решения для автоматизации обработки документов
Автоматизация первички не обязательно строится на одном инструменте. Одной компании достаточно получать документы через ЭДО и создавать их в 1С, другой требуется распознавать сканы, третьей — объединить почту, 1С, согласование и проверку данных. Поэтому OCR, IDP, ЭДО, RPA и учётные системы решают разные части одной задачи и часто используются совместно.
Читайте также: Что такое RPA: простое объяснение технологии роботизации процессов
|
Решение |
Что делает |
В каком случае применяется |
|
OCR / IDP |
Распознаёт документ, определяет его тип и извлекает нужные реквизиты |
Когда поступает много сканов, PDF, фотографий и других неструктурированных документов |
|
1С:Распознавание первичных документов |
Распознаёт первичку, сопоставляет контрагентов и номенклатуру и помогает создавать документы в базе 1С |
Когда основная обработка выполняется внутри 1С и требуется сократить ручной ввод первички |
|
ЭДО |
Обеспечивает получение и отправку юридически значимых электронных документов между компаниями |
Когда контрагенты уже обмениваются первичными документами в электронном виде |
|
Учётная или ERP-система |
Хранит данные первичных документов и отражает хозяйственные операции в учёте |
Когда документ уже получен и его данные нужно провести по установленному учётному процессу |
|
СЭД / ECM |
Организует хранение документов, согласование, маршруты и работу с версиями |
Когда документ должен пройти внутреннее согласование или длительный маршрут внутри компании |
|
Интеграция / API |
Передаёт структурированные данные напрямую между системами |
Когда у обеих систем есть подходящие интерфейсы и требуется постоянный автоматический обмен |
|
RPA |
Выполняет последовательность действий в нескольких программах по заданному сценарию |
Когда процесс проходит через несколько систем, почту, файлы или личные кабинеты и готовой интеграции недостаточно |
|
Комплексная платформа обработки документов |
Может совмещать распознавание, проверки, маршрутизацию и передачу данных в другие системы |
Когда компании требуется единый инструмент для большого и разнообразного потока документов |
Сервис 1С:РПД, например, умеет принимать сканы и цифровые файлы, распознавать первичные документы, сопоставлять данные с базой и создавать документы в 1С после проверки результата. То есть это не просто OCR, а специализированный инструмент именно для работы с первичкой в среде 1С.
RPA нужен для другой задачи. Он может использовать результат распознавания, затем открыть 1С или другую систему, проверить дополнительные сведения, выполнить необходимые действия и обработать следующий документ. В таком сценарии OCR или IDP отвечает за извлечение данных, учётная система — за учёт, а робот — за последовательность операций между ними.
Как RPA обрабатывает первичные документы
RPA используется там, где обработка документа состоит из повторяющихся действий в нескольких системах. Робот проходит тот же маршрут, который раньше выполнял сотрудник вручную, но действует по заранее заданным правилам.
Получение документа
Робот забирает документы из согласованных источников: электронной почты, сетевой папки, ЭДО, личного кабинета или другой системы.
На этом этапе можно сразу разделять входящий поток по типам документов, отправителям, организациям или другим признакам. Например, счета направлять в один сценарий обработки, а акты — в другой.
Распознавание данных
Если документ поступил в PDF, скане или изображении, его данные передаются в OCR или IDP-сервис.
Из документа можно извлечь:
- номер и дату;
- реквизиты контрагента;
- договор;
- сумму и НДС;
- номенклатуру;
- количество и стоимость позиций;
- другие необходимые для учёта поля.
Сам робот при этом не обязан выполнять распознавание. Он может передать файл специализированному сервису и получить уже структурированные данные.
Проверка информации
После распознавания данные проверяются по правилам компании.
Например, робот может определить:
- заполнены ли обязательные реквизиты;
- существует ли такой контрагент;
- совпадают ли ИНН и другие данные;
- указан ли договор;
- корректны ли суммы;
- нет ли документа с таким же номером и датой.
Если проверка не пройдена, документ не проводится автоматически, а попадает в список исключений.
Сопоставление данных
Следующий этап — связать информацию из входящего документа с данными учётной системы.
Робот может определить нужного контрагента, договор, подразделение, статью затрат, номенклатуру или другой аналитический разрез.
Именно на этом этапе часто возникает большая часть ручной работы. Даже если OCR для документов правильно распознал текст, сотруднику всё равно приходится понимать, как эти данные должны быть отражены в 1С.
Создание документа в учётной системе
После проверки и сопоставления робот передаёт данные в 1С или другую учётную систему и создаёт нужный документ по установленному сценарию.
Это может быть документ поступления, счёт, акт или другая операция в зависимости от типа входящей первички и правил компании.
При необходимости после создания документа робот может выполнить дополнительные действия: заполнить отдельные поля, запустить согласование, изменить статус или передать информацию в другую систему.
Читайте также: Процессы в 1С для RPA-роботов: как уменьшить ручной труд и ошибки
Обработка исключений
Не каждый документ можно обработать автоматически. Причиной может быть новый контрагент, отсутствующий договор, нераспознанная строка, расхождение в сумме или нестандартная форма документа.
В таких случаях робот фиксирует причину ошибки и передаёт документ сотруднику. После проверки человек принимает решение и при необходимости возвращает документ в процесс.
Такой подход позволяет не пытаться автоматизировать спорные ситуации любой ценой. Основной поток проходит без ручного ввода, а сотрудники работают только с теми документами, где действительно требуется их участие.
Главный эффект даёт автоматизация не отдельного этапа распознавания, а всей последовательности: получить документ → извлечь данные → проверить → сопоставить → создать операцию в учётной системе → обработать исключения.
Когда требуется RPA
RPA имеет смысл использовать не для любого процесса обработки первички. Если документы уже поступают в структурированном виде, а вся дальнейшая работа выполняется внутри одной системы, может быть достаточно ЭДО, 1С:РПД или обычной интеграции.
Роботизация становится полезной, когда процесс сложнее и состоит из нескольких повторяющихся этапов.
RPA стоит рассматривать, если:
- документы приходят из разных источников: почты, ЭДО, сетевых папок, личных кабинетов;
- в обработке участвуют несколько систем, между которыми сотрудник переносит данные вручную;
- готовой интеграции между используемыми программами нет или её разработка нецелесообразна;
- после распознавания нужно выполнить длинную последовательность действий;
- данные необходимо дополнительно сверять с 1С, справочниками, договорами или другими источниками;
- после создания документа в учётной системе процесс не заканчивается — нужно изменить статус, запустить согласование или передать информацию дальше;
- основной поток документов обрабатывается по понятным правилам, а нестандартные случаи можно выделить отдельно.
Читайте также: Оценка эффекта от RPA: основные метрики и расчеты
При этом RPA не обязательно заменяет уже используемые решения. Робот может получать документ из ЭДО, передавать его в OCR или IDP, использовать результат распознавания в 1С и выполнять последующие операции.
Поэтому основной критерий — не количество самих документов, а количество ручных переходов между этапами. Чем больше таких повторяющихся действий приходится выполнять сотруднику после получения первички, тем выше потенциал для автоматизации всего процесса с помощью RPA.
